Algemene voorwaarden bezorgen veel ondernemers hoofdbrekens door de hoeveelheid regelgeving die eromheen hangt. Dat gaat van de inhoud van de algemene voorwaarden (want niet alle algemene voorwaarden zijn toegestaan), tot alle regelgeving over de manier van het van toepassing verklaren ervan.
Een van de vragen die ondernemers vaak hebben is: “Ben ik verplicht om mijn algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel en zo nee: waarom zou ik dat dan doen?”. In dit artikel geven we antwoord op die vraag.
De Kamer van Koophandel biedt de mogelijkheid om je algemene voorwaarden te deponeren, maar dat is wettelijk gezien niet verplicht. Voor de deponering van de algemene voorwaarden moet zelfs betaald worden: de kosten zijn 18 euro per jaar. Wat krijg je daarvoor terug (behalve een schijn van extra betrouwbaarheid naar de buitenwereld toe)?
Beiden zullen we hierna meer in detail uitleggen.
Let op: de Kamer van Koophandel heeft geen juristen in dienst die je algemene voorwaarden controleren op rechtsgeldigheid. Dat moet je zelf doen (of je jurist laten doen). Dat geldt dus ook voor algemene voorwaarden die je afnemers of klanten gebruiken: dat ze bij de KvK zijn gedeponeerd wil niet zeggen dat ze rechtsgeldig zijn.
Als je ondernemer bent, is het een voordeel dat je klanten de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kunnen opvragen. Waarom is dat zo?
De reden hiervan is gelegen in wat de wet bepaalt over algemene voorwaarden. Als ondernemer ben je verplicht om je wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden.
Aan die redelijke mogelijkheid wordt normaal gesproken voldaan door bijvoorbeeld het fysiek overhandigen van de algemene voorwaarden, maar indien dat niet mogelijk is, kunnen ze ook gedeponeerd worden bij (onder meer) de Kamer van Koophandel. Een wederpartij kan ze daar dan inzien.
Uiteraard zul je wel bekend moeten maken dat de algemene voorwaarden bij de KvK ter inzage liggen én zul je (behoudens uitzonderingen) moeten aangeven dat ze op verzoek worden toegezonden aan de wederpartij (en dat ook doen, op eigen kosten).
Naast het feit dat het deponeren van de algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel meer opties kan geven bij het voldoen aan de verplichting om de wederpartij de mogelijkheid te bieden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden, levert deponeren ook bewijsvoordelen op.
Deze voordelen komen voornamelijk naar voren wanneer er een conflict ontstaat over welke algemene voorwaarden precies van toepassing zijn. Met een deponering bij de Kamer van Koophandel kan worden aangetoond welke algemene voorwaarden op welk moment golden.
Het deponeren van je algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel heeft een aantal voordelen, waarvoor je als ondernemer € 18,- per jaar betaalt. Echter, het is niet noodzakelijk om de algemene voorwaarden te deponeren. Ze zijn namelijk ook rechtsgeldig wanneer je ze niet deponeert.
Deponeren heeft zowel voordelen bij het van toepassing verklaren van je algemene voorwaarden als bewijsvoordelen, voor wanneer er discussie ontstaat over welke algemene voorwaarden van toepassing waren op een bepaald moment. Mocht er een discussie ontstaan die niet op te lossen is, dan is het verstandig om een jurist te raadplegen.
