E-mail juridisch bekeken: de voor- en nadelen

De eerste e-mail werd verzonden in 1971, waarna het communicatiemiddel een dikke twintig jaar nauwelijks gebruikt werd. Sinds half jaren ’90 heeft de e-mail echter flink aan invloed gewonnen in ons dagelijkse leven, tot het moment waarop tegenwoordig vrijwel iedereen een e-mailadres heeft en kan e-mailen.

Dat brengt natuurlijk ook de nodige juridische problemen met zich mee. Die problemen worden vaak uitgelicht in juridische artikelen. We sommen ze hier dan ook nog eens een keer op. Echter, e-mail brengt ook een aantal voordelen met zich mee, die veel minder worden uitgelicht in de juridische context. Een afweging van de nadelen tegen die voordelen zal soms uitwijzen dat e-mail wel een geschikt middel is om met je klanten of leveranciers te communiceren.

Algemeen: De juridische positie van e-mail

In zijn algemeenheid moet worden gezegd, dat de juridische positie van de e-mail natuurlijk aan de hand van de wet moet worden bekeken (die overigens vrijwel geen richtlijnen geeft), maar ook aan de hand van de alternatieven. Juist die alternatieven zorgen ervoor dat er kan worden gesproken over voordelen of nadelen van e-mail.

Met de alternatieven voor communiceren op afstand worden voornamelijk bedoeld:

• ‘Ouderwetse’ brief;
• Aangetekende brief;
• Fax (vrijwel enkel nog in gebruik door juristen);
• Telefonische mededeling;
• Andere communicatie op afstand: van sms tot WhatsApp tot Twitter.

Een nadeel van e-mail, is pas daadwerkelijk een nadeel, wanneer het bij een van bovenstaande alternatieven niet aanwezig is.

Nadelen van e-mail

De juridische nadelen van e-mail zijn bekend en zijn inherent aan het communicatiemiddel:

1. Bewijs arriveren e-mail. De aankomst van een e-mail is niet te bewijzen, tenzij de andere partij een actie onderneemt. Er kunnen honderd e-mails worden verzonden, maar zonder een reactie, is het juridisch gezien niet zeker of de e-mails zijn gearriveerd. Een aangetekende brief of fax geeft meer zekerheid.
2. Vervalsbaar. E-mails zijn vervalsbaar, volgens deskundigen zijn zelfs de ‘headers’ (technische informatie die wordt meegezonden) na te maken. Zodra een wederpartij daar een beroep op doet, kan dus niet zonder meer aangenomen worden dat de e-mail echt is. Echter, ook een faxpagina die terugkomt kan vervalst zijn en bij een aangetekende brief is er geen enkele duidelijkheid is over wat er in de envelop zit.
3. Juridisch gezien geen ‘akte’. Een e-mail wordt in het Nederlandse procesrecht niet als ‘akte’ gezien, aangezien een akte een ondertekend geschrift is. Een (onderhandse) akte levert in beginsel dwingend bewijs op tussen partijen waardoor de rechter er niet meer van kan afwijken. Een e-mail levert géén dwingend bewijs op. Het feit dat een e-mail geen akte is, levert ook op dat met een e-mail bijvoorbeeld geen vorderingen kunnen worden overgedragen (cessie). Een overeenkomst op papier (dus verzonden per gewone post) is beter qua bewijskracht en een papieren akte kan worden gebruikt voor cessie.
4. Schriftelijkheid. Bij sommige juridische handelingen stelt de wetgever dat ze ‘schriftelijk’ moeten gebeuren. Denk daarbij aan de ingebrekestelling, de ontbindingsverklaring en de stuiting van verjaring. Ondanks dat wordt aangenomen dat een e-mail in de meeste gevallen ook als ‘schriftelijk’ heeft te gelden, is dat niet 100% zeker. Wil je complete zekerheid dan moet je een schriftelijke verklaring per (aangetekende) post verzenden.

Voordelen van e-mail

Er zijn echter ook een flink aantal voordelen met betrekking tot het verzenden van e-mail (die overigens allemaal enigszins samenhangen):

1. Snel, goedkoop, praktisch. Het zijn de voordelen van e-mail die in het dagelijks leven worden geroemd. Wat dit betreft is e-mail aanzienlijk beter dan bijvoorbeeld faxen of (aangetekend) verzenden.
2. Drempelloos. Het verzenden van een brief (of een fax, als je die nog hebt) heeft een aanzienlijk hogere drempel dan e-mail. Even snel een telefoongesprek vastleggen of een akkoord vragen over een bepaalde overeenkomst kan gewoon per e-mail en zal niet snel per brief of fax worden gedaan. E-mail is gemakkelijk en snel, maar daardoor niet minder rechtsgeldig. Een overeenkomst per e-mail is immers gewoon rechtsgeldig én aanzienlijk beter bewijsbaar dan een telefonisch gesloten overeenkomst, hooguit wat lastiger als bewijs te gebruiken als de authenticiteit in twijfel wordt getrokken.
3. Geschikt als bewijs. E-mails zijn gewoon geschikt als bewijs in het Nederlandse (civiele) recht. In beginsel mag alles worden gebruikt als bewijs, dus als je wederpartij zich niet uitspreekt tegen het bestaan van de e-mail, kan hij gewoon als bewijs worden gebruikt. Daarnaast is de rechter ‘lijdelijk’, wat inhoudt dat hij de e-mail niet zelfstandig in twijfel mag trekken als de wederpartij dat niet doet. Nadeel is dat de e-mail geen dwingend bewijs is, waardoor de rechter er wel van mag afwijken indien de wederpartij de e-mail in twijfel trekt.
4. Retourbericht maakt bewijskracht groter. De bewijskracht van een e-mail wordt uiteraard groter wanneer er op de verzonden e-mail wordt geantwoord. Dat antwoord kan een inhoudelijk antwoord zijn, maar ook bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging. Bij belangrijke e-mails is het dus altijd van belang om die ontvangstbevestiging te vragen, al is dat minder sterk dan een handtekening voor ontvangst van een aangetekende brief.
5. Elektronische handtekening. De elektronische handtekening maakt een per e-mail verzonden bericht van de wederpartij uniek en bewijsbaar. Het zorgt voor zeer sterk bewijs. Het nadeel is echter, dat vrijwel niemand een daarvoor geschikte elektronische handtekening heeft (het is immers niet slechts het inscannen van je eigen handtekening, maar is vergelijkbaar met de cijfercodes van het internetbankieren met een e-dentifier/random reader).
6. Bewijs verzamelen zonder wantrouwen. Vóórdat je een procedure begint, wil je vaak nog even wat bewijs verzamelen. Waar je wederpartij meestal geen wantrouwen krijgt na het ontvangen van een e-mail, zal hij dat wellicht wel krijgen bij het ontvangen van bijvoorbeeld een aangetekende brief.

E-mail gebruiken of niet?

De voordelen van e-mail zijn groot zoals hierboven te zien is. Het zou daarom onzinnig zijn om te adviseren e-mail nooit te gebruiken. E-mail is buitengewoon handig en kan worden gebruikt om rechtsgeldige overeenkomsten te sluiten. Toch is het verstandig om per geval af te wegen of de voordelen van e-mail of de nadelen van e-mail het zwaarst wegen.

Over het algemeen kan worden gezegd dat e-mail (als het even kan mét ontvangstbevestiging) kan worden gebruikt voor:

• Vastlegging van telefoongesprekken of als substituut voor een telefoongesprek;
• Overeenkomsten waar niet te veel vanaf hangt en die je sluit met een betrouwbare wederpartij;
• Verzamelen van bewijs zonder dat de wederpartij wantrouwig wordt;
• Feitelijke afspraken zonder juridische lading.

Gebruik géén e-mail voor:

• Zaken waarvan de wet stelt dat ze schriftelijk moeten (ingebrekestelling, ontbinding, verjaring stuiten), ondanks dat vaak ook door de rechter wordt toegestaan dat ze per e-mail gebeuren;
• Overeenkomsten waarbij je (financieel) belang groot is;
• Onbetrouwbare wederpartijen.

Wat als er toch problemen ontstaan?

Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je e-mailt met een partij die je vertrouwen beschaamt en bijvoorbeeld het bestaan van een overeenkomst ontkent. Vervelend, maar dat is natuurlijk het risico bij het gebruik van e-mail. Wat dan?

In dat geval is het van belang om te bekijken of er voldoende bewijs van de afspraken buiten de e-mail om bestaat. Vaak is de overeenkomst alsnog te bewijzen op andere manieren. Dat is overigens ook het moment dat het inschakelen van een jurist zinvol wordt: hij kan immers bekijken of het aanwezige bewijs alsnog genoeg is en kan je bijstaan in het afdwingen van de nakoming van de overeenkomst.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels