ziekte

Gegevens van een zieke werknemer verwerken

7 februari 2017
0 Flares 0 Flares ×

Ziekmeldingen komen helaas in ieder bedrijf wel eens voor. Maar hoe ga je binnen jouw bedrijf om met een ziekmelding? Het zal regelmatig voorkomen dat een medewerker bij zijn ziekmelding aangeeft wat hem mankeert. Bijvoorbeeld bij een “simpel” griepje zal de medewerker hier niet geheimzinnig over doen. Maar mag je deze gegevens eigenlijk wel opnemen in jouw administratie? Ik dit artikel beschrijf ik hoe je de gegevens van een zieke werknemer mag verwerken.

De ziekmelding

Wanneer een werknemer wegens ziekte niet in staat is om te werken, zal hij dit zo spoedig mogelijk moeten melden aan de werkgever. Het is voor een werkgever natuurlijk belangrijk om tijdig te weten dat hij het tijdelijk zonder iemand zal moeten doen.

Welke gegevens mag je als werkgever dan vragen van je zieke werknemer? De Wet bescherming persoonsgegevens stelt dat je enkel naar gegevens mag vragen die noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te komen dan wel voor de bedrijfsvoering. Je mag bijvoorbeeld niet vragen naar de aard of de oorzaak van het verzuim. Ook mag je niet vragen naar de beperkingen van de zieke werknemer.

Welke gegevens mag je als werkgever dan wel vragen aan een zieke werknemer?

  • Je mag vragen om zijn telefoonnummer en (verpleeg)adres zodat je hem tijdens ziekte kunt bereiken (bijvoorbeeld in verband met een controle).
  • Je mag ook vragen naar de vermoedelijke duur van het verzuim zodat je hiermee rekening kunt houden in de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld in verband met het eventueel inschakelen van vervanging).
  • Je mag vragen naar de lopende afspraken en werkzaamheden die de zieke werknemer heeft.
  • Je mag vragen of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (denk hierbij aan arbeidsongeschiktheid door zwangerschap of orgaandonatie). Je mag echter niet vragen onder welke vangnetbepaling de medewerker valt.
  • Je mag vragen of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval. Een werkgever heeft bij een arbeidsongeval enkele wettelijke verplichtingen. Zo dient een werkgever arbeidsongevallen die leiden tot ziekenhuisopname, blijvend letsel of de dood, direct aan de Arbeidsinspectie te melden.
  • Tot slot mag je vragen of de medewerker betrokken was bij een verkeersongeval waarbij een derde aansprakelijk is. Er kan immers in dat geval een regresmogelijkheid bestaan voor de werkgever.

Vrijwillig door de zieke werknemer verstrekte gegevens

In de praktijk zal het veel voorkomen dat een zieke werknemer bij zijn ziekmelding, zonder dat hem hierom gevraagd wordt, aangeeft waarom hij niet kan komen werken. Ook deze vrijwillig verstrekte gegevens van een zieke werknemer, mogen niet zomaar opgenomen worden in de administratie of doorgegeven worden aan de bedrijfsarts. Het zijn namelijk gegevens die voor de werkgever niet noodzakelijk zijn om vast te leggen.

Een uitzondering betreffen vrijwillig verstrekte gegevens van een zieke werknemer die bijvoorbeeld diabetes of epilepsie heeft en waarbij het noodzakelijk is dat directe collega’s weten hoe ze moeten handelen in geval van nood. Deze gegevens mogen, mits vrijwillig door de zieke werknemer verstrekt, opgenomen worden in de administratie.

Bijzondere persoonsgegevens

Vooral bij langdurig verzuim zullen er gegevens over een zieke werknemer uitgewisseld worden, bijvoorbeeld met de bedrijfsarts of het UWV. Deze gegevens over de gezondheid van een werknemer vallen onder de noemer bijzondere persoonsgegevens. Ook gegevens zoals ras, godsdienst en Burgerservicenummer zijn bijzondere persoonsgegevens. Als er niet zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan, kan dat vervelende gevolgen hebben. Voor de zieke werknemer kan het vastleggen van bijzondere persoonsgegevens een schending van zijn privacy betekenen en de werknemer die onzorgvuldig met deze gegevens omgaat kan dan ook een forse boete krijgen.

Autoriteit Persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens is belast met het toezicht op de naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. Zij bekijken, op basis van opgestelde beleidsregels, of werkgevers zich wel netjes aan de regels omtrent de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van de zieke werknemer houden. Als de Autoriteit Persoonsgegevens constateert dat de Wet bescherming persoonsgegevens wordt overtreden, kan zij hoge boetes opleggen. Het is dan ook zeker verstandig om de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens binnen jouw organisatie goed op orde te hebben.

0 Flares LinkedIn 0 Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 0 Flares ×

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels - Advocaat
ondernemingsrecht, arbeidsrecht, contractenrecht


DISCLAIMER: De informatie op deze website is enkel bestemd voor algemene informatiedoeleinden. Hoewel de versterkte informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid door onze juristen is samengesteld kunnen wij, o.a. vanwege de gecompliceerde en veranderlijke aard van wet- en regelgeving, niet garanderen dat deze informatie compleet, actueel en/of accuraat is op het moment van raadpleging en dat deze toepasbaar is in een specifieke situatie. Wij raden u dan ook aan contact op te nemen met een van onze juristen of met uw eigen jurist voordat u handelt of beslist.