Als ondernemer sluit je regelmatig overeenkomsten. Over het algemeen worden die overeenkomsten direct met de klant of direct met de leverancier gesloten. Soms is er echter nog een derde partij in het spel: een gevolmachtigde. Vaak is er dan discussie over de rechtsgeldigheid van een met een volmacht gesloten overeenkomst.
In dit artikel bekijken we wanneer een overeenkomst rechtsgeldig is gesloten met een volmacht. We bekijken ook wanneer een volmacht niet tot een rechtsgeldig gesloten overeenkomst leidt en in welke situaties er geen volmacht nodig is. Ten slotte bekijken we wat je het best kunt doen als er sprake is van een (dreigend) conflict.
Als een persoon een volmacht heeft, kan hij voor zijn volmachtgever overeenkomsten aangaan. Een overeenkomst sluit je dus niet met de gevolmachtigde, maar met de volmachtgever. De volmachtgever moet de overeenkomst dan ook nakomen.
Dat is mogelijk binnen de grenzen van de volmacht. Treedt de gevolmachtigde buiten de vooraf afgesproken grenzen, dan kan hij zijn volmachtgever niet meer binden en kan in beginsel geen overeenkomst tot stand komen (met uitzondering van hetgeen in de paragraaf hierna wordt genoemd). Wel zal de gevolmachtigde dan vaak zelf aansprakelijk zijn.
Verder is van belang dat de gevolmachtigde moet worden onderscheiden van de bode. Een gevolmachtigde kan verbintenissen aangaan namens zijn volmachtgever, terwijl een bode enkel een bericht overbrengt. Een bode is slechts een instrument van degene die hem zijn instructies geeft. Daardoor kan de bode niet aansprakelijk worden gehouden op basis van het buiten de volmacht treden.
Weet je niet zeker of er in een bepaald geval sprake is van een volmacht? Vraag dan vooraf altijd aan de gevolmachtigde of aan de volmachtgever om een schriftelijke volmacht. Is het daar al te laat voor? Raadpleeg dan een jurist.
Stel dat je als ondernemer met iemand een overeenkomst sluit waarvan je dacht dat hij een volmacht had om voor een derde partij te handelen, maar die derde dat ontkent of die derde stelt dat er wel een volmacht was, maar die veel beperkter was. Wat dan?
In een dergelijke situatie kan er sprake zijn van een schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Is daar sprake van, dan kan alsnog een rechtsgeldige overeenkomst met de derde tot stand komen, ondanks het ontbreken van een volmacht.
Van belang daarbij is dat de derde in dat geval ertoe moet hebben bijgedragen dat deze schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid is ontstaan óf dat deze in zijn risicosfeer ligt. Bovendien moet jij hebben vertrouwd op het feit dat het feit dat de ‘pseudo-gevolmachtigde’ een volmacht had en had je daar ook op moeten mogen vertrouwen. Van belang voor de pseudo-gevolmachtigde is dan dat hij weliswaar een overeenkomst tot stand heeft gebracht, maar dat hij wellicht wel zelf aansprakelijk gehouden kan worden door degene met wie hij de overeenkomst heeft gesloten.
Twijfel je of er in een bepaald geval sprake is van voldoende schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid? Dan is het raadzaam om een jurist uit te laten zoeken of de overeenkomst al dan niet rechtsgeldig is gesloten.
Er zijn ook een situaties waarin het niet noodzakelijk is dat er een volmacht wordt gegeven of dat er een schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid bestaat. In die gevallen kun je er zonder meer vanuit gaan dat iemand bevoegd is om rechtsgeldig een overeenkomst te sluiten.
Voor ondernemers is voornamelijk van belang dat dat het geval is bij bestuurders van vennootschappen (zoals bv’s). In beginsel is elke bestuurder van de vennootschap bevoegd om overeenkomsten voor de vennootschap aan te gaan.
Let wel op: controleer altijd eerst in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of de persoon met wie je zaken wil doen ook daadwerkelijk bestuurder is. Controleer tevens of er geen specifieke inperkingen van zijn bevoegdheid in het Handelsregister zijn opgenomen (bijvoorbeeld: enkel bevoegd samen met een andere bestuurder).
Discussies ontstaan vaak pas achteraf. Vaak gebeurt dat doordat de wederpartij stelt dat hij nooit een volmacht heeft gegeven of dat de gevolmachtigde buiten zijn bevoegdheid is getreden en er geen rechtsgeldige overeenkomst tot stand is gekomen. In die gevallen is het dus maar de vraag of het bestaan van de volmacht aangetoond kan worden en/of of er een schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid bestond.
Kom je er niet helemaal uit en is er sprake van een (dreigend) conflict? Dan is het verstandig om een jurist met kennis van deze materie te raadplegen.
