Wie mag een contract ondertekenen voor een onderneming?

Overeenkomsten hoef je niet op papier te zetten, maar als je dat wel doet, kun je die afspraken maar beter goed vastleggen. Een van de zaken die daarbij belangrijk is, is het feit dat je voor jezelf duidelijk moet hebben wie je contractspartij is en wie het contract mag ondertekenen voor die partij.

Dat is niet altijd even eenvoudig, maar daarom helpen we je met dit artikel. We bekijken onder meer hoe je achter de correcte naam van je contractspartij komt (pas op met handelsnamen!) en hoe je uitvindt wie er rechtsgeldig mag ondertekenen voor je contractspartij.

Met wie sluit je het contract?

De gesprekken over het sluiten van een contract verlopen altijd met een persoon ‘van vlees en bloed’. Immers: een rechtspersoon (of andere onderneming) is slechts een juridisch ‘verzinsel’, dat niet zelf kan praten, e-mails kan sturen of contracten kan ondertekenen. Het is dus van belang dat je je realiseert dat deze natuurlijk persoon voor zichzelf een contract kan sluiten, maar ook voor een ander. In je contract moet je de juiste naam opnemen.

Enkele voorbeelden:

• Herman Hendriks kan voor zichzelf (als privépersoon) een contract sluiten en ondertekenen.
  • De partijaanduiding is dan: “Herman Hendriks, wonende op de Beukenlaan 2 1000 AA te Amsterdam […]”
• Herman Hendriks kan echter ook optreden voor zijn eigen eenmanszaak ‘Hendriks EnZo’. Een eenmanszaak heeft geen afgescheiden vermogen, is niet gespecificeerd in de wet en is eigenlijk niet meer dan de natuurlijk persoon zelf. De partijaanduiding is dan hetzelfde in de overeenkomst.
  • De partijaanduiding is dan: “Herman Hendriks, h.o.d.n. Hendriks EnZo, kantoorhoudende op de […]”
• Herman Hendriks kan de overeenkomst daarnaast sluiten en ondertekenen voor zijn werkgever. In dat geval is het dus niet Hendriks zelf die contractspartij is, maar de werkgever.
  • De partijaanduiding is dan bijvoorbeeld: “De besloten vennootschap Hareko b.v., gevestigd te [….] ten deze vertegenwoordigd door haar gevolmachtigde Herman Hendriks.

Tevens is van belang dat je goed moet oppassen met handelsnamen. De naam die een onderneming in gebruikt in het zakelijk verkeer is niet altijd de naam die je in het contract moet opnemen. Denk bijvoorbeeld aan de uitbater van een vestiging van McDonalds. Deze franchisenemer gebruikt de handelsnaam ‘McDonalds’, maar als je een contract met hem sluit, moet je de daadwerkelijke naam van de onderneming gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld ‘ABC franchise b.v.’ zijn. De franchisenemer kan in beginsel enkel voor die laatste onderneming het contract rechtsgeldig ondertekenen.

Wie mag het contract dan ondertekenen?

Zodra je weet wie de contractspartij is, moet je bekijken wie voor die partij het contract mag ondertekenen. Dat is niet zo eenvoudig als het simpelweg opschrijven van de naam van je onderhandelingspartner en het antwoord op die vraag is afhankelijk van de rechtsvorm die is gekozen.

Voorbeelden:

• Voor een natuurlijk persoon mag de persoon zelf contracten ondertekenen;
• Voor een eenmanszaak mag de persoon die achter de eenmanszaak zit dat;
• Voor een bv is in beginsel het volledige bestuur bevoegd is om het contract te ondertekenen. Daarnaast mag elke (statutair) bestuurder zelfstandig contracten ondertekenen.
  • Van belang is dat er in de statuten van de onderneming beperkingen kunnen worden opgenomen, bijvoorbeeld de beperking dat bestuurders enkel gezamenlijk overeenkomsten mogen sluiten.
  • Tevens van belang is dat dergelijke beperkingen niet altijd ‘externe werking’ hebben. Dat wil zeggen: niet altijd kunnen ze jou als onwetende contractspartij worden tegengeworpen. In sommige gevallen komt de overeenkomst dus toch tot stand, ondanks dat een onbevoegd persoon het contract heeft ondertekend.
• Voor andere rechtspersonen en ondernemingsvormen zijn diverse regelingen in de wet opgenomen. Indien je daar meer informatie over wenst, is het verstandig om een jurist te raadplegen hierover.

Pas bij ondernemingen op met de zogenaamde titulair directeur. Een titulair directeur heeft ‘directeur’ als functietitel, maar is niet aangesteld door het bevoegde orgaan (meestal de aandeelhouders of raad van commissarissen). Meestal is de titulair directeur niet meer dan een werknemer. Zo dient hij ook te worden gezien: hij heeft niet dezelfde bevoegdheden als de statutair directeur (die wél is aangesteld door het bevoegde orgaan). Ben dus voorzichtig als je te maken hebt met een directeur: dat wil niet automatisch zeggen dat hij of zij bevoegd is om een contract te ondertekenen!

Contract ondertekenen met een volmacht

Het kan zo zijn dat iemand bijvoorbeeld géén statutair directeur of eigenaar is, maar wel een volmacht heeft. Kan deze persoon rechtsgeldig een contract ondertekenen? In beginsel wel, mits de volmacht is afgegeven door een bevoegd persoon/personen én de volmacht toereikend is (dus het sluiten van dat contract ook onder de volmacht valt).

De volmacht kan een aantal vormen aannemen, waaronder:

• Schriftelijk. Vraag een afschrift of bewijsstuk van iemand die beweert een schriftelijke volmacht te hebben. Daarmee kun je bekijken of de volmacht op de juiste manier is gegeven en of deze door de juiste persoon is afgegeven.
• Mondeling. Een volmacht kan ‘vormvrij’ worden gegeven, dus dat kan ook mondeling. Een vertegenwoordiger van een contractspartij die stelt een mondelinge volmacht te hebben maakt het je lastig, want je kunt geen document opvragen. Het is verstandig om toch bewijs van deze volmacht te vragen.
• Functioneel. Omdat een volmacht vormvrij kan worden gegeven, kan deze ook stilzwijgend worden gegeven omdat hij bij de functie van iemand hoort. Denk aan de winkelmedewerker die de eigenaar van de winkel aan een koopovereenkomst mag binden. Veelal heeft hij of zij geen schriftelijke volmacht, is er geen expliciete mondelinge volmacht gegeven, maar bestaat deze volmacht wel.

Is het een probleem als iemand geen volmacht heeft of deze niet kan overleggen? In beginsel wel: het liefst heb je voor elk contract dat door een gevolmachtigde wordt gesloten een bewijs van de volmacht. Dat is echter niet altijd mogelijk: zeker bij kleine transacties is het niet efficiënt om steeds maar bewijzen van volmachten op te vragen. De wet heeft daar een mogelijke oplossing voor: de schijn van volmachtverlening. Als iemand achteraf geen volmacht blijkt te hebben, maar wel die schijn is gewekt (onder meer door de onderneming), kan alsnog een overeenkomst tot stand zijn gekomen. Dit kan ook een ‘escape’ zijn als je per ongeluk toch met een titulair directeur hebt gecontracteerd.

Hoe kom je erachter wie de contractspartij is en wie mag ondertekenen?

Hoe weet je nu wie je contractspartij is? In eerste instantie uiteraard door dit met de wederpartij te bespreken. Zodra je een contract gaat sluiten is het verstandig om tevens voor niet-particuliere contractspartijen een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te halen en een en ander daar te controleren.

Hoe kom je er in een specifieke zaak achter wie het contract mag ondertekenen? Ook voor die vraag is het raadzaam om een uittreksel uit het Handelsregister te halen als het gaat om een niet-particulier. Op dat uittreksel staat wie de eigenaar/vennoten of de statutair bestuurders zijn en wie de gevolmachtigden zijn. Ook statuten kunnen worden opgevraagd – daarin kun je immers precies zien welke beperkingen bestaan.

Conclusie

Het is vaak complex om te doorgronden wie wél en wie geen contracten mogen ondertekenen. In dit artikel is geprobeerd om daar meer duidelijkheid over te geven. Het is verstandig om dit goed uit te zoeken voordat je overgaat tot het ondertekenen van het contract, want een onbevoegde ondertekening heeft de potentie om tot grote problemen te leiden.

Zeker in het geval er sprake is van contracten met een groot belang (of grote risico’s) is het raadzaam om een jurist in te schakelen om te controleren wie het contract mag ondertekenen, maar ook om de contractsinhoud te bestuderen.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels