Zijn functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken verplicht?

In veel grote organisaties wordt de nadruk met betrekking tot het begeleiden van medewerkers voornamelijk gelegd op functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Dat gaat meestal via een strak schema: elk half jaar een functioneringsgesprek en elk jaar een beoordelingsgesprek. Veel kleinere ondernemers vragen zich af of dit verplicht is en of zij dit ook moeten doen.

In dit artikel bekijken we de plaats van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken in de wet. Wat is het belang ervan? Zijn ze verplicht?

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken

De wet kent de term ‘functioneringsgesprek’ en ‘beoordelingsgesprek’ niet. De wet schrijft dus ook niet voor dat ze verplicht zijn of dat ze naar eigen inzicht kunnen worden ingezet.

Deze termen zijn uit de praktijk voortgekomen, al is dat natuurlijk niet zonder reden. Immers: je wil je medewerkers laten weten of ze goed bezig zijn en (bijvoorbeeld) of ze in aanmerking komen voor een periodieke verhoging van hun loon. Het aansluiten bij een vaste manier van beoordelen is dan vaak gemakkelijk en eerlijk.

Toch soms noodzakelijk

Ondanks dat het niet verplicht is om functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken te voeren, zal het wel vaak juridisch gezien verstandig zijn om dergelijke gesprekken te voeren. Dat zal voornamelijk zo zijn in de situaties waarin de werknemer niet goed functioneert of er iets anders aan de hand is (bijvoorbeeld wangedrag).

Op basis van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken kun je de medewerker bijsturen in zijn functioneren. Werkt dat niet, dan kun je een verbeterplan opstellen, waarin je duidelijk vastlegt wat de werknemer moet verbeteren en wat er gebeurt als je dat niet doet.

Met functionerings- en beoordelingsgesprekken kun je ook achteraf bewijzen wat er allemaal is voorgevallen. Dat is zeker van belang indien je later wellicht maatregelen wil treffen tegen de werknemer, zoals bijvoorbeeld het niet toekennen van een bonus, demotie of -in ernstige gevallen- ontslag.

Tips bij het voeren van deze gesprekken

Wanneer je functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken gaat voeren is het verstandig om ook de juridische consequenties in het oog te houden. Een aantal tips:

• Ben eerlijk. Onterechte kritiek op een medewerker verslechtert de relatie en zorgt voor een vervelende arbeidsrelatie. Dat kan veel geld kosten indien je achteraf van de medewerker af wilt omdat de situatie onwerkbaar wordt.
• Ben op tijd met kritiek. Als je op tijd bent met kritiek is disfunctioneren of ongewenst gedrag vaak nog gemakkelijk te keren. Daarnaast is juridisch gezien onverstandig om eerst een gedraging te negeren of te tolereren om er daarna kritiek op te leveren in een later functionerings- of beoordelingsgesprek.
• Rustig aan met consequenties. Niet gelijk ontslag of demotie geven in een gesprek. Laat de medewerker eerst zelf proberen om de situatie te wijzigen. Lukt dat niet, dan is het verstandig om een officieel traject in gang te zetten, bijvoorbeeld door een verbeterplan af te spreken. Pas daarna kun je maatregelen treffen. Ben je te vroeg, dan zal een rechter daar niet blij mee zijn.
• Let alles vast. Laat een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek niet enkel mondeling plaatsvinden. Leg het achteraf vast op papier en laat de medewerker tekenen voor akkoord.
• Verzamel bewijs. Ondanks dat het doel van dergelijke gesprekken is om de medewerker weer optimaal te laten meedoen in de onderneming, is het toch verstandig om bewijs te verzamelen voor als dat niet lukt. Als je besluit om een bonus niet toe te kennen of tot ontslag over te gaan, stuit je vrijwel zeker op verzet. Zorg er dan voor dat je ook kunt bewijzen dat je reden hebt om dit te doen.

Ontstaat uiteindelijk alsnog onverhoopt een conflict met de werknemer? Dan zijn wij je uiteraard graag van dienst.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels
ondernemingsrecht, arbeidsrecht, contractenrecht