Aanmaning versturen: hoe vaak en welke inhoud?

Wanneer je ondernemer bent, kom je regelmatig in contact met klanten die niet betalen en wellicht ook soms met leveranciers die niet leveren. Natuurlijk stuur je dan een aanmaning, maar hoe moet dat precies? Hoeveel aanmaningen moet je verzenden en wat moet erin staan?

In dit artikel wordt beschreven waarvoor een aanmaning dient, hoe vaak je iemand die niet betaalt moet aanmanen en wat er in een een dergelijke aanmaning moet staan. Ook bekijken we wat je kunt doen als je aanmaning geen effect lijkt te hebben.

Waarvoor dient een aanmaning?

In de praktijk wordt een aanmaning gebruikt om betaling van een nog openstaande factuur te verkrijgen. Wat echter wordt verstaan onder ‘aanmaning’ verschilt vaak tussen ondernemers.

Juridisch gezien is dat logisch: de wet geeft namelijk geen omschrijving van het begrip ‘aanmaning’, maar zegt enkel dat deze in bepaalde gevallen moet worden verzonden (en noemt in sommige gevallen de term ‘aanmaning’ niet eens). Bovendien wordt de term ‘aanmaning’ in de praktijk gebruikt voor alle schriftelijke stukken die aan een niet-betalende klant worden verzonden. De wijze waarop een aanmaning wordt opgesteld en wordt gebruikt is uiteindelijk van belang voor de juridische gevolgen ervan.

Afhankelijk van de wijze van gebruik en van wat er in een aanmaning staat, kan deze onder meer om de volgende redenen van belang zijn:

• De wet geeft aan dat degene die niet betaalt in sommige situaties in verzuim moet zijn om extra kosten (incassokosten en wettelijke rente) in rekening te mogen brengen. Dit verzuim treedt (onder meer) in door het verzenden van een aanmaning in de vorm van een ‘ingebrekestelling’.
• In het geval er sprake is van een particuliere niet betalende klant, kunnen pas incassokosten worden gerekend nadat een zogenaamde aanmaning in de vorm van een ‘veertiendagenbrief’ is verzonden.
• Soms kan het interessanter zijn om niet betaling van een factuur te verkrijgen, maar om je goederen terug te vorderen. Ook als je gebruikt wenst te maken van die mogelijkheid, is in bepaalde gevallen verzuim noodzakelijk – en kan het verzenden van een aanmaning (wederom in de vorm van een ingebrekestelling) noodzakelijk of wenselijk zijn.
• Indien een factuur dreigt te verjaren kan een aanmaning worden ingezet als zogenaamde ‘stuitingshandeling’ om dit te voorkomen. Let wel op: net als bij de overige gevallen wordt is het van belang dat de aanmaning dan wel alle juridisch relevante informatie bevat.
• Na het verzenden van een aanmaning kunnen nadere juridische stappen worden gezet. Zo kun je dan onder meer overgaan tot dagvaarding. Zou je geen aanmaning verzenden, dan loop je het risico dat een rechter concludeert dat er ‘rauwelijks gedagvaard’ is – en dat heeft nadelige gevolgen voor de proceskostenverdeling.

Hoe vaak dien je een aanmaning te verzenden?

Veel ondernemingen hebben een incassoprotocol. Bijvoorbeeld: eerst twee herinneringen, daarna twee aanmaningen, een keer telefonisch contact en daarna verdere stappen zetten. Vaak zijn die protocollen ingesteld om commerciële redenen, want juridisch gezien zijn zoveel contactmomenten niet noodzakelijk.

Afhankelijk van het doel van je aanmaning (zie hierboven) dien je een aantal stukken (uiteraard met de juiste inhoud) te verzenden:

• Incasso bij andere ondernemers:
  • Is betaling direct nog mogelijk of over enige tijd nog mogelijk?
    • Is er een betalingstermijn vooraf overeengekomen, dan treedt verzuim in door het verstrijken van deze termijn. Let op: een betalingstermijn die enkel op de factuur is gecommuniceerd is onvoldoende daarvoor. Toch wordt ook in dit geval vaak voor de zekerheid een aanmaning in de vorm van een ingebrekestelling verzonden.
    • Is er géén betalingstermijn overeengekomen, dan treedt verzuim (behoudens uitzonderingen) niet automatisch in. Een aanmaning in de vorm van een ingebrekestelling is dan noodzakelijk om incassokosten te kunnen vorderen.
  • Is betaling niet meer mogelijk (dit zal over het algemeen niet het geval zijn)?
    • verzuim is niet nodig – en een aanmaning hoeft dus niet om deze reden verzonden te worden (maar wellicht wel om een andere reden).
• Incasso van particulieren:
  • Bij particulieren gelden bovenstaande regels in beginsel ook, maar tevens de extra eis dat er een zogenaamde veertiendagenbrief wordt verzonden voordat zij incassokosten verschuldigd zijn. Deze kan gelijk verzonden worden als verzuim reeds is ingetreden (bijvoorbeeld door het verstrijken van een vooraf overeengekomen betalingstermijn), maar als dat niet het geval is, dient éérst een aanmaning in de vorm van een ingebrekestelling te worden verzonden – en daarna een veertiendagenbrief.

In het geval van het stuiten van een verjaringstermijn is verzending van één brief voldoende. Voor het ontbinden van een overeenkomst gelden soortgelijke, maar wel afwijkende regels van hetgeen hierboven is weergegeven.

Hierboven is te zien, dat het erg lastig is om algemene regels te geven over het verzenden van een aanmaning. Het is bovendien niet altijd duidelijk wanneer een aanmaning moet worden verzonden – en wanneer dat dit niet hoeft. In de praktijk kiezen veel ondernemers er daarom voor om standaard een aanmaning te verzenden en geen risico te lopen. Om zowel juridische als commerciële redenen (men wil immers niet bekend staan als het bedrijf dat gelijk keihard juridisch optreedt – en je wilt niet verregaande stappen ondernemen als er minder kostbare en minder zware mogelijkheden zijn) is dat aan te raden.

Wat moet er in een aanmaning worden gezet?

De inhoud van een aanmaning is afhankelijk van het doel waarvoor deze wordt ingezet. Over het algemeen zal de aanmaning worden ingezet in de vorm van een ingebrekestelling. In dat geval zegt de wet dat je je klant een schriftelijke aanmaning moet verzenden waarin hem een redelijke termijn wordt gesteld om alsnog te betalen.

De wet geeft dus géén harde termijn voor die ingebrekestelling: je dient in elke situatie zelf te bekijken wat redelijk is. Voor de betaling van geldsommen wordt veertien dagen vaak als redelijke termijn aangehouden. Let op: ondanks dat de termijn (veertien dagen) dus vaak hetzelfde is, is deze vorm van aanmaning niet hetzelfde als een ‘veertiendagenbrief’ (!). Zie daarvoor ook hetgeen hierboven is geschreven.

Omdat het achteraf van belang is dat kan worden bewezen dat de aanmaning/ingebrekestelling is ontvangen, is het verstandig om deze te verzenden per aangetekende post. Ter extra zekerheid wordt de aanmaning vaak tevens per gewone post en per e-mail verzonden.

Let op: indien de aanmaning een ander doel heeft, dient dus een andere inhoud te worden opgenomen. Daarvoor is het in elk geval aan te bevelen om een jurist te raadplegen.

Wat moet ik doen als na aanmaning niet wordt betaald?

Indien er een aanmaning wordt verzonden, maar ook dan niet wordt betaald, zijn de mogelijkheden afhankelijk van de reden die ten grondslag lag aan het verzenden van de aanmaning. Ervan uitgaande dat de aanmaning als ingebrekestelling is ingezet, zijn mogelijkheden:

• Om commerciële redenen een tweede aanmaning verzenden (terwijl dat juridisch gezien niet noodzakelijk is) of andere incassomaatregelen treffen;
• Een veertiendagenbrief verzenden (van belang bij particulieren, zie hierboven);
• Dagvaarden zodat daarna beslaglegging kan plaatsvinden. De vraag of dit zinvol is, is afhankelijk van onder meer:
  • een risicoanalyse: hoe groot is de kans dat je gelijk krijgt en alles kunt bewijzen dat je wellicht zou moeten bewijzen;
  • een kosten-baten-analyse: hoe groot zijn de kosten -zowel in financiële, maar ook in niet-financiële zin- ten opzichte van de te verwachten baten;
  • een verhaalsanalyse: wat is het risico dat bij winst alsnog geen betaling volgt (‘van een kale kip kan men niet plukken’ – beslaglegging is dan vaak ook niet zinvol).

De aanmaning – Conclusie

Wanneer een klant niet betaalt, wordt vaak een aanmaning verzonden. De inhoud van een dergelijke aanmaning en het aantal aanmaningen (hoe ze juridisch gezien ook gekwalificeerd worden) is afhankelijk van het doel ervan en van de precieze situatie waarin ze worden gebruikt. In zijn algemeenheid kan worden gezegd dat het verstandig is om bij twijfel altijd een aanmaning (met redelijke termijn) te verzenden, zoals eerder in dit artikel is weergegeven.

Wil je zeker weten dat je goed zit? Raadpleeg dan een jurist voor advies in jouw specifieke situatie. Dat geldt te meer als het belang van de zaak groot is of er bijvoorbeeld verjaringstermijnen dreigen te verlopen.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels