Contracten opstellen: verplicht of eigenlijk niet nodig?

Een ondernemer wil over het algemeen zo efficiënt mogelijk werken, want dat levert een beter (financieel) resultaat op. Overbodige handelingen dien je dus het best achterwege te laten. Sommige ondernemers kiezen ervoor om geen (of heel weinig) contracten op te stellen met leveranciers, financiers of klanten.

In dit artikel bekijken we of dat verstandig is. We bekijken wanneer een contract moet worden opgesteld (en wanneer een contract verplicht is), maar ook wanneer het wellicht achterwege kan blijven. Tevens bekijken we welke risico’s dit met zich meebrengt.

Wanneer is het verplicht om een contract op te stellen?

De wet brengt met zich mee dat overeenkomsten (kort door de bocht: afspraken tussen partijen die rechten en plichten met zich meebrengen) vormvrij kunnen worden aangegaan. Dat houdt in dat ze in elke vorm kunnen worden aangegaan. Voorbeelden van vormen waarin een overeenkomst kan worden aangegaan:

• Schriftelijk, bijvoorbeeld door een:
  • contract
  • brief
  • e-mail
  • Whatsapp-bericht
  • sms-bericht
• Mondeling, bijvoorbeeld via een:
  • face-to-face gesprek;
  • telefoongesprek;
  • skypegesprek
• Stilzwijgend, bijvoorbeeld doormiddel van:
  • het opsteken van een hand;
  • knikken met het hoofd;
  • het starten met het uitvoeren van de afspraken.

Het feit dat een contract (lees: op schrift gestelde overeenkomst) niet noodzakelijk is, is de hoofdregel. Houd in de gaten dat de wet in bepaalde specifieke situaties wél vereist dat afspraken op schrift wordt gesteld. Denk bijvoorbeeld aan de beëindigingsovereenkomst waarmee werkgever en werknemer de uitdiensttreding van de werknemer regelen.

Wat zijn de voordelen van het opstellen van een contract?

Het is dus over het algemeen niet noodzakelijk om een contract op te stellen. Toch is het vaak verstandig om dit wel te doen, onder meer om de volgende redenen:

• Het voorkomen van conflicten:
  • Een contract legt rechten en verplichtingen vast. Eventuele onduidelijkheden of misverstanden daarbij worden als het goed is al bij het opstellen van het contract ontdekt – en leiden dus achteraf niet meer tot een conflict.
  • Doordat alle rechten en verplichtingen vastliggen is het gemakkelijk om het contract erbij te pakken en te bekijken wat afgesproken was. Het fungeert als een soort geheugensteuntje dat minstens net zo goed is als het geheugen van de ondernemer zelf (en meestal veel beter, zeker in grotere bedrijven).
• De bewijsfunctie
  • Een mondeling of stilzwijgend aangegane overeenkomst is erg lastig te bewijzen. Alleen al om die reden is het handig om de afspraken vast te leggen in een (ondertekend) contract.
  • Een ondertekend contract heeft niet alleen meerwaarde omdat de afspraken op schrift staan, maar ook omdat de wet aan ondertekende geschriften extra bewijskracht hecht (een contract is een zogenaamde ‘onderhandse akte‘ en dat is bewijstechnisch gunstiger).

Kortom: het opstellen van een contract heeft duidelijke voordelen. Van belang is wel, dat enkel het goed opstellen van een contract die voordelen heeft. Een contract waaraan onvoldoende aandacht is geschonken zal veel minder bijdragen aan het voorkomen van conflicten of het bewijzen van gemaakte afspraken. Sterker nog: in dat geval kan een dergelijk contract juist bijdragen aan onduidelijkheid en aan het ontstaan en het uit de hand lopen van een conflict.

Wanneer is het verstandig om een contract op te stellen?

Het opstellen van een contract kan dus een duidelijke meerwaarde hebben. Echter: het is niet noodzakelijk om voor elke overeenkomst een contract op te stellen. Immers: (vrijwel) elke transactie -hoe klein ook- is een overeenkomst. Voor elke overeenkomst ook een (schriftelijk) contract opstellen is overdreven. Dat doe je immers ook niet als je bij de bakker een brood koopt (ook een overeenkomst).

In zijn algemeenheid is het verstandig om een contract op te stellen als er sprake is van grote(re) belangen (grotere risico’s daaronder verstaan) of een minder betrouwbare wederpartij. Immers: juist dan is het van belang om alles goed op papier te hebben staan. Ook wanneer de functie als ‘geheugensteuntje’ noodzakelijk is, is het verstandig om zaken op papier te zetten.

Daarnaast kan een uitsplitsing gemaakt worden naar het soort overeenkomst:

• Bij B2B-overeenkomsten (ondernemers onderling) is een contract vaak gewenst. Behalve dat de belangen (en risico’s) vaak groot zijn, geeft de wet bij deze overeenkomsten vaak veel vrijheid om allerhande zaken zelf te beslissen. Doe je dat niet, dan val je terug op de wettelijke regeling (die misschien minder gewenst is). Doe je dat wel, dan moet je afwijken van die wettelijke regeling: het is verstandig om dat op papier te zetten.
• Bij B2C-overeenkomsten (ondernemer-consument) zijn contracten vaak van minder belang. De belangen en risico’s zijn in de regel kleiner dan bij B2B en de wet beschermt de consument veelal in de transactie. Van die beschermende maatregelen mag je over het algemeen niet afwijken in je contract.

Conclusie

Een contract opstellen is vaak niet verplicht: overeenkomsten kunnen veelal vormvrij worden aangegaan. Toch is het in veel gevallen verstandig om een contract op te stellen. De extra moeite die het kost betaalt zich uit bij (het voorkomen van) conflicten.

Het is verstandig om bij belangrijke contracten (waaronder contracten met belangrijke risico’s) of minder betrouwbare partijen met overleg te plegen met een jurist. Voor het opstellen van een écht goed contract is de hulp van een deskundige vrijwel onmisbaar.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels