Startende ondernemers kunnen veel blunders maken. Ondernemers die geen starter meer zijn ook trouwens. Ik weet het, want ik zie ze regelmatig in mijn praktijk voorbij komen.
Laat ik overigens duidelijk zijn: dat is starters meestal niet aan te rekenen. Ze hebben immers al zo veel aan hun hoofd en de juridische materie is vaak lastig. Regelmatig zie je door het bomen het bos niet meer als ondernemer, waardoor je wellicht een verkeerde keuze maakt.
Om die verkeerde keuzes in te perken, hier de lijst die elke startende ondernemer zou moeten doorlezen. Dit zijn de 4 grootste blunders die je op juridisch gebied kunt maken als starter en die ik in mijn praktijk tevens ben tegengekomen.
Het kiezen van een rechtsvorm is belangrijk, want je zit er de rest van je leven als ondernemer aan vast. Ja, omzetten is mogelijk, maar is tevens lastig en kostbaar indien je het snel na de start moet doen. Het is beter dat je in eerste instantie een goede rechtsvorm kiest.
Helaas gaat dat nogal eens fout. Tegenwoordig is de grootste fout dat startende ondernemers zonder nadenken voor de bv kiezen. De gedachtegang is: ‘het bv-recht is geflexibiliseerd en bv’s kunnen worden opgericht voor één euro, terwijl mijn aansprakelijkheid altijd is afgedekt’. Bv’s zijn hip én duur.
Afgezien van het feit dat bestuurdersaansprakelijkheid meer en meer voorkomt (vroeger was het nog een mythe, maar tegenwoordig zijn er advocaten die zich erin specialiseren) en de bv dus helemaal niet de gehele aansprakelijkheid afdekt, is de bv ook fiscaal vaak niet de beste keuze.
Als startende ondernemer ben je in misschien wel 90% van de gevallen beter uit met een eenmanszaak. Fiscaal gezien is het meestal tot een aanzienlijk bedrag een stuk aantrekkelijker om een eenmanszaak te hebben. Daarnaast scheelt het je een aantal andere juridische verplichtingen (opstellen en deponeren jaarrekening bij de Kamer van Koophandel et cetera).
Doe goed onderzoek voordat je een rechtsvorm kiest, want je zit eraan vast. Je webshop of nagelstudio worden over het algemeen beter in een eenmanszaak of vof gerund, dan in een bv, een nv of een coöperatie.
Met personeel in dienst nemen zijn er talloze blunders te bedenken. Personeel in dienst nemen is op zichzelf meestal al een blunder als startende ondernemer. Heb je personeel in dienst, dan zie er in magere tijden maar weer vanaf te komen.
Daarnaast is van belang dat het in dienst nemen van personeel gepaard gaat met een aantal administratieve (juridische) verplichtingen. In de praktijk blijken de kersverse werkgevers dat nogal eens te vergeten.
Denk daarbij aan arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die automatisch verlengd werden omdat de werknemer ‘gewoon’ weer op het werk verscheen na afloop en de werkgever het niet in de gaten had. Denk aan de werknemer die automatisch een vast contract krijgt doordat hij een aantal tijdelijke contracten heeft gehad (die al dan niet stilzwijgend zijn verlengd).
Veel ellende ontstaat doordat er te weinig afspraken op papier worden gezet. De formele afwikkeling wordt lekker uitgesteld, want het is niet leuk en weinig interessant. Er wordt geen vennootschapscontract opgemaakt, afspraken met leveranciers worden niet vastgelegd of er wordt geen huurovereenkomst getekend. Die ‘het komt nog wel’-mentaliteit kan tot enorme problemen leiden.
De slimmeriken hoor ik nu denken: hoezo? Mondelinge overeenkomsten zijn toch ook geldig?!
Ja, mondelinge overeenkomsten zijn (meestal) ook geldig. Het probleem ermee is echter dat ze mondeling zijn gemaakt: ze zijn meestal onbewijsbaar. Kom je bij de rechter, dan kun je wel recht hebben, maar als je het niet kunt bewijzen, ga je niet je recht krijgen.
Ook de kans om bij de rechter te komen is groter wanneer de afspraken slechts mondeling zijn gemaakt. De mens is vergeetachtig. Denken beide partijen iets anders te hebben afgesproken, dan is dat al direct reden voor discussie. Staat het op papier, dan is duidelijk wat er is afgesproken.
Zet zakelijke afspraken dus altijd op papier, al is het maar op de achterkant van een bierviltje: ook dat is (bewijs van) een overeenkomst. Bij belangrijke zakelijke afspraken is het verstandig om wellicht niet alles zelf te doen, maar een expert in te schakelen.
Dit is misschien wel de meest ingrijpende van alle blunders, maar gelukkig tevens ook de blunder die het gemakkelijkst te voorkomen valt. Administratie vindt niemand leuk om te doen en het schiet er snel bij in. Een slechte administratie is echter een ramp.
Uiteraard is een slechte administratie reeds een ramp voor de gewone bedrijfsvoering. Hoe weet je of er winst wordt gemaakt? Hoe weet je of je artikelen niet onder kostprijs verkoopt? Hoe weet je of je de huur van de maand augustus hebt betaald?
Het slecht bijhouden van de administratie leidt uiteindelijk met grote zekerheid naar juridische en financiële ellende. De belastingdienst kan bij een controle flinke boetes en naheffingen opleggen indien de administratie niet in orde is. Daarnaast kan het bijvoorbeeld bij de bv in bepaalde gevallen (zoals in het faillissement) tot aansprakelijkheid van de bestuurders van de bv leiden (en bij de eenmanszaak of personenvennootschappen houdt dat sowieso privéaansprakelijkheid in).
Houd je administratie dus goed bij. Dat is niet leuk, maar wel noodzakelijk.
Bij al deze zaken geldt: weet je niet precies hoe het moet en kun je er met behulp van internet niet achter komen? Neem dan eens contact op met een ondernemer die je kent om wat advies te vragen of bel een expert op (accountant, jurist, belastingadviseur et cetera). Beter nu wat tijd en geld geïnvesteerd, dan later een veelvoud kwijt zijn omdat je het niet goed hebt aangepakt. Succes!
