disfunctioneren

Disfunctioneren van werknemer: hoe ga je daarmee om?

19 januari 2016

De meeste werknemers voeren hun werk naar behoren uit: ze zetten zich in voor jou als werkgever en ze zijn capabel om het werk uit te voeren. Het kan echter ook voorkomen dat een werknemer niet goed functioneert. Soms kan de werknemer daar niets aan doen: hij doet zijn best, maar het lukt gewoonweg niet. In andere gevallen gooit de werknemer er met de pet naar en is er daarom sprake van disfunctioneren.

In dit artikel bekijken we hoe je als werkgever het beste om kunt gaan met disfunctioneren van werknemers. We bekijken welke voorzorgsmaatregelen je kunt nemen én we bekijken hoe je het best handelt op het moment zelf. De rode lijn: zorg voor een compleet personeelsdossier.

Bij indiensttreding

Direct bij indiensttreding is het van belang om duidelijk te maken wat de taak van de werknemer precies is. Je kunt hem wel aanstellen als ‘software-ontwikkelaar’, maar wat zijn daar de juiste vaardigheden voor? Wanneer is er sprake van disfunctioneren als ‘software-ontwikkelaar’?

Leg daarom zo nauwkeurig mogelijk vast welk takenpakket elke werknemer heeft en wat je van hem verwacht. Koppel dit aan de arbeidsovereenkomst of laat het apart ondertekenen. Dergelijke documenten worden vaak ‘functieprofiel’ of ‘functieomschrijving’ genoemd.

Tijdens het dienstverband

Na indiensttreding is het ook belangrijk om het personeelsdossier bij te houden. Regelmatige functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken dragen daaraan bij. Zo worden kleine problemen met betrekking tot disfunctioneren al in een vroeg stadium herkend en kan de werknemer zelf tot een oplossing komen.

Uiteraard is het van belang om alle functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken vast te leggen op papier. Laat de werknemer voor akkoord tekenen. Zet je niets op papier of laat je de werknemer niet tekenen, dan kun je achteraf voor bewijsproblemen komen te staan.

Ten slotte is het van belang om tijdens het dienstverband voldoende zorg te dragen voor de scholing van de werknemer. Doe je dat niet, dan kun je hem niet achteraf verwijten dat hij is gaan disfunctioneren: je bent dit dan immers zelf schuld.

Bij (eerste) disfunctioneren

Zodra je van mening bent dat er daadwerkelijk sprake is van serieus disfunctioneren, zul je daar actie tegen moeten ondernemen. Zomaar tot ontslag of demotie overgaan kan echter niet: je zult een werknemer eerst in de gelegenheid moeten stellen om te verbeteren.

Meestal wordt dat, na een slechte beoordeling, met een verbeterplan gedaan. Het is van belang om een realistisch verbeterplan op te stellen: het is de bedoeling dat je als werkgever je best doet om de werknemer weer op de rails te krijgen. Dat houdt ook in, dat je hem wellicht een externe cursus moet aanbieden om bepaalde vaardigheden bij te spijkeren.

Ook hier is het bijhouden van het personeelsdossier weer van groot belang. Leg vast dat er sprake is van disfunctioneren, waarom dat zo is en dat er een verbeterplan wordt opgesteld. In het verbeterplan stel je realistische doelen en geef je aan wat het gevolg is als de doelen niet worden behaald.

Ook hier is het weer van belang dat je de werknemer laat tekenen. Doe dat voor zowel het feit dat hij disfunctioneert en voor (het realistisch zijn van) het verbeterplan. Alles berg je netjes op in het personeelsdossier.

Evalueer de verbeteringen (of het gebrek daaraan) regelmatig in functioneringsgesprekken. Bekijk waar jij als werkgever de werknemer nog verder mee kunt helpen.

Bij blijvend disfunctioneren

Indien de werknemer blijft disfunctioneren heb je vaak weinig keus meer als werkgever. Over het algemeen zal derhalve worden gekozen voor het ontslaan van de medewerker of het herplaatsen van de medewerker in een andere functie (demotie), al dan niet met salarisverlaging.

In eerste instantie moet worden bekeken of overplaatsing naar een andere functie mogelijk is. Vaak zal dat een demotie zijn: een overplaatsing in een lagere functie.

Je kunt daarbij vaak het salaris van de werknemer eenzijdig aanpassen indien hij niet akkoord gaat met een redelijk voorstel daartoe. Over het algemeen zijn verlagingen tot zo’n 10% vaak nog redelijk, daarboven vaak niet meer. Daarnaast wordt een verlaging al eerder als redelijk gezien als er stapsgewijs wordt afgebouwd.

Is demotie niet mogelijk of is het niet logisch om demotie toe te passen (bijvoorbeeld omdat ook bij demotie grote kans is op disfunctioneren)? Dan kun je overgaan tot ontslag van de werknemer. Werkt de werknemer niet mee, dan zul je naar de kantonrechter moeten om toch tot ontslag te komen. Vanwege de slagingskans van een dergelijk verzoek is het verstandig om een goede jurist hiervoor in te schakelen.

Kortom

Vooraf:

  • Functieprofiel opstellen

Tijdens

  • Functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken
  • Voldoende zorg voor scholing en arbeidsomstandigheden

Bij disfunctioneren

  • Beoordelingsgesprek met melding van disfunctioneren
  • Realistisch verbeterplan met met doelen en gevolgen als de doelen niet behaald worden
  • Functioneringsgesprekken vanwege verbeterplan

Bij blijvend disfunctioneren

  • Eerst bekijken of een andere functie (vaak demotie) mogelijk is
  • Op ontslag aansturen indien een andere functie geen optie is
  • Jurist raadplegen als werknemer niet wil meewerken

In alle hierboven genoemde stappen:

  • Vastleggen, vastleggen, vastleggen!
  • Werknemer laten tekenen
  • Opbergen in personeelsdossier

“Dat is veel te veel werk! Ik ben ondernemer, ik neem het risico wel!”

Dat is een begrijpelijke reactie. Immers: het opbouwen van personeelsdossiers kost vaak (erg) veel tijd en het houdt je van je hoofdtaak af: ondernemen. Toch moet je het belang hiervan niet onderschatten.

Volg je een goed beleid met betrekking tot disfunctioneren in je onderneming, dan is de kans kleiner dat werknemers gaan disfunctioneren. Ze weten immers waar ze aan toe zijn en worden op tijd gecorrigeerd. Ook krijgen ze voldoende mogelijkheden om het disfunctioneren op te lossen.

Niet overtuigd? Bedenk dan, dat een kantonrechter je ontslagverzoek wegens disfunctioneren afwijst als je je dossier niet op orde hebt. Hooguit dat je het dan nog op een ‘verstoorde arbeidsrelatie’ kunt gooien (want -niet verwonderlijk- vaak verstoort een ontslagprocedure de arbeidsrelatie aanzienlijk), maar dan gaat het je veel geld kosten.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels
ondernemingsrecht, arbeidsrecht, contractenrecht


DISCLAIMER: De informatie op deze website is enkel bestemd voor algemene informatiedoeleinden. Hoewel de versterkte informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid door onze juristen is samengesteld kunnen wij, o.a. vanwege de gecompliceerde en veranderlijke aard van wet- en regelgeving, niet garanderen dat deze informatie compleet, actueel, juist en/of accuraat is op het moment van raadpleging en dat deze toepasbaar is in een specifieke situatie. Wij raden u dan ook aan contact op te nemen met een jurist voordat u handelt of beslist. Zie ook onze uitgebreide disclaimer.