Hoe incasseer je onbetaalde facturen op de juiste manier?

Vrijwel elke ondernemer heeft wel eens te maken met een onbetaalde factuur. Soms betaalt een klant niet omdat hij niet kan betalen, soms omdat hij niet wil betalen. Van belang is dat je als ondernemer het juiste incassotraject doorloopt, niet alleen om je klanten tevreden te houden, maar ook om juridisch een goede uitgangspositie te creëren indien je daadwerkelijk ‘kwaadschiks’ je factuur moet incasseren.

Incasso van onbetaalde facturen in de praktijk

Ondernemers weten vaak niet precies hoe ze een incassotraject moeten inrichten. Sommige ondernemers kiezen er dan voor om maar niet te incasseren of ‘ad hoc’ te besluiten over incassomaatregelen. Hoewel beiden niet per se verkeerd zijn, is het beter om een incassotraject te hebben, zeker indien onbetaalde facturen regelmatig voorkomen.

De ondernemers die een incassotraject hebben, hebben dat vaak opgezet op basis van hetgeen ze hebben gehoord van andere ondernemers. Vaak ziet een incassotraject er als volgt uit:

• Factuur die onbetaald blijft
• Herinnering 1
• Herinnering 2
• Aanmaning 1
• Aanmaning 2
• Telefonisch contact
• Aanmaning 3
• Incassobureau

Het gevolg is vaak dat de incasso van niet betaalde facturen ergens in het traject blijft steken omdat het zoveel werk is. Daarnaast worden niet zelden juridische missers gemaakt. Verstandiger is het om een juridisch effectief en zakelijk efficiënt incassotraject vorm te geven, met als uitgangspunt het juridisch noodzakelijke traject.

Het juridisch noodzakelijke incassotraject

De wet geeft regels voor het incasseren van onbetaalde facturen. Die regels vallen uiteen in een tweetal categorieën:

1. Regels voor onnodig gemaakte proceskosten;
2. Regels die ervoor zorgen dat zoveel mogelijk kosten op de wanbetaler verhaald kunnen worden.

Ad 1. Het is belangrijk dat er in elk geval een minimaal incassotraject wordt gevolgd. Wordt dit niet gedaan en ga je als ondernemer gelijk over op maatregelen in rechte (= dagvaarding van de wanbetalende klant bij de (kanton)rechter), dan kan je dat op een proceskostenveroordeling komen te staan wegens ‘rauwelijks dagvaarden’ (dagvaarden zonder voorafgaande waarschuwing). Die proceskostenveroordeling moet zelfs bij winst betaald worden. Een en ander is nog afgezien van de kosten die je moet maken voor de procedure (en de negatieve energie die daarmee gepaard gaat). Kortom: probeer altijd eerst buitengerechtelijk te incasseren!

Ad 2. Als een klant niet betaalt, is het redelijk dat hij ook op de blaren zal zitten en eventuele door jou als ondernemer gemaakte incassokosten betaalt. Dat kan echter alleen als er is voldaan aan de eisen die de wet daaraan stelt. De volgende stappen zijn noodzakelijk om correct te incasseren:

1. Factuur wordt niet betaald binnen betalingstermijn
   • Is de betalingstermijn (correct) overeengekomen? In beginsel is een ingebrekestelling dan niet nodig (ga door naar stap 3). Voor de zekerheid wordt deze vaak alsnog verzonden (ga door naar stap 2).
   • Is de betalingstermijn niet (correct) overeengekomen? Een ingebrekestelling is meestal wel noodzakelijk (ga door naar stap 2). Een van de belangrijke uitzonderingen is wanneer je als ondernemer al duidelijk kan afleiden uit een mededeling van de klant dat hij toch niet zal betalen (voor de zekerheid kan alsnog een ingebrekestelling worden verzonden, anders ga door naar stap 3).
2. Stel de klant met een schriftelijke aanmaning in gebreke en geef hem een redelijke termijn om alsnog te betalen. Vaak wordt twee weken als redelijke termijn aangehouden, maar dit kan verschillen per situatie. Betaalt de klant niet?
   • Is de klant een consument? De wettelijke rente is direct verschuldigd (in januari 2019 is de hoogte 2%). Voor het vorderen van buitengerechtelijke incassokosten moet nog eerst een ’14-dagen-brief’ worden verzonden, waarin de klant nogmaals veertien dagen de tijd krijgt om te betalen. In deze brief moet ook zijn opgenomen wat de gevolgen zijn als hij niet betaalt. Betaalt de klant nog steeds niet, dan zijn ook bij hem de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Tip: de termijn van veertien dagen (na ontvangst) wordt strikt gehanteerd in de rechtspraak. Anticipeer daarop: verzend de brief aangetekend en hou een zeer ruime uiterste betaaldatum aan (bijvoorbeeld drie weken na de dag van verzending!).
   • Is de klant géén consument (bijvoorbeeld een andere ondernemer)? De wettelijke handelsrente (in januari 2019 is de hoogte 8%) en buitengerechtelijke incassokosten zijn direct verschuldigd.
3. Wordt nog steeds niet betaald? Dan kan een gerechtelijke procedure gestart worden. In bepaalde situaties mag je dit zelf doen (vuistregel: als de totale vordering onder den 25.000 euro blijft), maar de kans dat er dan aanzienlijke fouten worden gemaakt is groot. Verstandiger is om een jurist in te schakelen die de procedure voor je voert. Bij winst wordt de in het ongelijk gestelde partij forfaitair in de kosten (van de jurist) van de wederpartij veroordeeld. Let wel: meestal blijf je met een deel van de kosten zelf zitten.

Andere dan bovenstaande incassohandelingen zijn juridisch gezien niet noodzakelijk.

Tips voor incasseren van onbetaalde facturen

Bij het incasseren van onbetaalde facturen zijn er een aantal tips die in acht genomen kunnen worden.

1. Een écht goed incassotraject begint met de juiste afspraken. Zorg dat algemene voorwaarden op orde zijn, de opdrachtbevestiging of overeenkomst juridisch gezien klopt en de factuur alle vereiste gegevens bevat.
2. Bekijk altijd het commerciële belang. Hoewel een langer incassotraject dan het bovenstaande strikt juridisch gezien niet noodzakelijk is, is het in sommige situaties wel verstandig om een langer traject te volgen. Dat geldt uiteraard zeker bij langdurige relaties (‘goede klanten’): te strikt incasseren kan leiden tot beschadiging van de zakelijke relatie. Een of enkele brieven of e-mails extra kunnen dan verstandig zijn. Ook het bellen van de niet betalende klant kan verstandig zijn.   
3. Maak een verschil tussen niet willen en niet kunnen betalen in je incassotraject. Het heeft vaak weinig zin om een klant die waarschijnlijk niet kan betalen te dagvaarden. Daarmee worden enkel extra kosten gemaakt die uiteindelijk niet op de klant te verhalen zijn. Gelijk hebben is niet hetzelfde als gelijk krijgen, gelijk krijgen is niet hetzelfde als kunnen incasseren. Van een kale kip kan men niet plukken.
4. Procederen over kleine vorderingen is vaak niet de moeite waard. Juist omdat de in het gelijk gestelde partij in een procedure slechts een forfaitaire vergoeding krijgt, zijn de zelf te dragen kosten vaak te hoog om een procedure te rechtvaardigen. Daarnaast heeft elke procedure een zeker procesrisico, hoe klein ook.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels