Ondernemers: controleer je contractspartner bij de KvK!

Als ondernemer loop je natuurlijk altijd risico’s, waaronder juridische risico’s. Een aantal van die risico’s voor overeenkomsten met bedrijven (zowel zakelijke klanten als leveranciers) kun je afdekken door handig gebruik te maken van de gegevens die de Kamer van Koophandel opslaat voor bedrijven.

In dit artikel bekijken we hoe de Kamer van Koophandel je kan bijstaan bij het beter beheersen van bepaalde risico’s die aan het ondernemen zitten. We bekijken zowel hoe je met de juiste partij contracteert, als hoe je veel problemen met debiteuren voorkomt.

Wat biedt de Kamer van Koophandel aan?

De Kamer van Koophandel is er voor ondernemers. Je zult je als ondernemer moeten inschrijven en je kunt documenten deponeren (denk aan je algemene voorwaarden). Je kunt de Kamer van Koophandel echter ook verzoeken om je gegevens van andere ondernemingen toe te zenden.

Daarvoor zul je je wel even online moeten aanmelden. Je krijgt dan inlogcodes voor het Handelsregister van de KvK. Het Handelsregister is gewoon te vinden op de website van de Kamer van Koophandel.

Wat is er te vinden in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel?

Er zijn een aantal gegevens die de Kamer van Koophandel voor iedereen (met of zonder inlogcode) beschikbaar stelt. Zo kun je van elk bedrijf, zonder dat dat iets kost opvragen:

• Volledige naam
• Eventuele andere handelsnamen
• Adres, postcode en vestigingsplaats
• KvK-nummer
• Vestigingsnummer
• Eventuele nevenvestigingen

Met inloggegevens kun je, tegen betaling, nog extra gegevens uit het Handelsregister opvragen. Dit betreft onder meer:

• Een uittreksel (de meest gebruikte vorm kost € 2,65).
• Historische gegevens uit het Handelsregister
  • Oude statutaire namen
  • Oude handelsnamen
  • Oude vestigingsadressen
  • Oude rechtsvormen
  • Oude bedrijfsomschrijvingen
  • Oude bestuurders
• Deponeringen (zoals algemene voorwaarden)
• Jaarrekeningen (€ 3,05 per jaarrekening)

Voor sommige documenten biedt de Kamer van Koophandel een pakket aan dat goedkoper is dan alles los op te vragen.

Wat kun je met die gegevens?

Waarom zou je die gegevens opvragen en hoe helpen die je om risico’s in te dammen? Voornamelijk de uittreksels en de jaarrekeningen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel zijn van belang. Wat kun je daarmee?

• Met een uittreksel kun je bijvoorbeeld het volgende zien:
  • De rechtsvorm (eenmanszaak, vof, bv). Indien er wordt gewerkt onder een bv of een andere rechtspersoon, kun je je in beginsel niet verhalen op het privévermogen van de aandeelhouder/bestuurder van de bv. Houd daar rekening mee. Eventueel kun je overwegen om ook de jaarrekeningen op te vragen.
  • De startdatum van de onderneming. Een rode vlag is een onderneming (zeker een rechtspersoon) die pas kort geleden is opgericht.
  • Het soort diensten. Indien de beschrijving van de onderneming die hier staat niet overeenkomt met de daadwerkelijke werkzaamheden levert dat een rode vlag op.
  • Het aantal werkzame personen. Een onderneming die stelt veel personen in dienst te hebben, maar volgens de Kamer van Koophandel maar één werkzame persoon heeft, is dat reden om extra oplettend te zijn. Let wel: klopt het wel, dan hoeft ook dat niets te betekenen, aangezien de ondernemer zelf kan opgeven hoeveel personen werkzaam zijn.
  • Telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres. Controleer deze gegevens met de gegevens die je hebt gekregen van degene die zegt het bedrijf te vertegenwoordigen. Komen ze niet overeen, zoek dan uit waarom dat zo is.
  • Eigenaar/aandeelhouders/bestuurders/gevolmachtigden. Hieraan kun je zien wie het bedrijf mag vertegenwoordigen en (dus) wie rechtsgeldige overeenkomsten mag sluiten. Wil iemand anders het bedrijf vertegenwoordigen, dan kan dat, maar houd er dan rekening mee dat je een volmacht vraagt. Gaat het om kleine transacties (de kassadame vertegenwoordigt de Albert Heijn immers ook), dan kun je het eventueel gooien op ‘opgewekt vertrouwen’. Grote transacties? Vraag een volmacht!
• Met een jaarrekening kun je een globaal idee krijgen van de financiële stand van zaken van het bedrijf. Jaarrekeningen zijn enkel op te vragen voor rechtspersonen (bv, nv) en niet voor andere ondernemingen (eenmanszaak, vof, maatschap). Enige kennis van balanslezen is tevens noodzakelijk. Voor grote bedrijven is zowel een balans als een winst- en verliesrekening op te vragen. Voor kleinere ondernemingen is enkel de balans op te vragen. Zoals gezegd betreft het een globale indruk van de stand van zaken binnen een bedrijf: deponeren van deze gegevens is voor een onderneming binnen 13 maanden na het einde van het boekjaar verplicht (vanaf boekjaar 2016 nog maar 12 maanden), dus de gegevens zijn altijd enigszins verouderd. Meer informatie daarover is te vinden in het artikel over de jaarrekening van de bv.

Kortom: Vertrouwen is goed, controle is vaak beter.

Het is verstandig om als ondernemer je klanten en leveranciers even na te trekken, aangezien dat veel problemen kan voorkomen en nauwelijks iets kost (zowel qua tijd als qua geld). Dit is zeker belangrijk indien er een aanzienlijk belang bij een te sluiten overeenkomst betrokken is.

Naast het goed gebruiken van de gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, is het natuurlijk van belang om een goede overeenkomst te gebruiken. Gaat het om veel geld (of anderszins een groot belang), dan is het ten zeerste te adviseren om een jurist in te schakelen daarvoor. Natuurlijk helpen wij je daar graag mee.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels