personeelsdossier

Ondernemers: houd de personeelsdossiers bij!

4 augustus 2015

Veel ondernemers hebben een broertje dood aan administratie. De voorraad van kantoorartikelen, het afsluiten van een nieuw telefoonabonnement, het doen van de btw-aangifte en het bijhouden van personeelsdossiers. Al deze zaken worden vaak bewust uitgesteld en soms zelfs afgesteld. Een ondernemer wil voornamelijk bezig zijn met zijn eigen vak.

Toch is zeker het niet bijhouden van personeelsdossiers per 1 juli 2015 nog onverstandiger geworden. Overigens is dit artikel niet enkel interessant voor de ondernemer die personeelsdossiers zelf bijhoudt, maar juist ook voor de HR-functionaris die graag alles tiptop op orde heeft.

Vroeger: vóór 1 juli 2015

Op 1 juli 2015 is een gedeelte van de Wet Werk en Zekerheid in werking getreden. Voor de inwerkingtreding, kon je als werkgever kiezen hoe een werknemer ontslagen werd als de werknemer niet aan zijn ontslag wilde meewerken. Je ging naar het UWV of naar de kantonrechter.

Het UWV was streng. De werknemer kon verweer voeren en zo ervoor zorgen dat het UWV de ontslagvergunning niet af zou geven. Het gevolg daarvan was, dat je als ondernemer niet zomaar van de werknemer af zou kunnen (nog afgezien van de kans op een ‘kennelijk onredelijk ontslag-procedure’ die de werknemer zou kunnen starten).

De kantonrechter was minder streng, maar wel vaak duur. Wanneer je als ondernemer een verzoekschrift tot ontslag van een werknemer indiende, wist je vrijwel zeker dat het ook daadwerkelijk tot ontslag zou komen. Hooguit zou de kantonrechter een kleine mate van eigen schuld van jou als werkgever compenseren door de werknemer een ontslagvergoeding mee te geven. Hoe minder schuld de werknemer had, hoe meer geld hij mee zou krijgen.

Vooral in het geval van disfunctioneren was dat zinvol. Vaak hadden werkgevers hun personeelsdossiers niet (helemaal) op orde en waren bijvoorbeeld verbeterplannen of functioneringsgesprekken niet vastgelegd in het personeelsdossier. Bij de rechter werd dat dan ‘gecompenseerd’ door een hogere ontslagvergoeding voor de werknemer.

De huidige stand van zaken: na 1 juli 2015

De nieuwe regels die op 1 juli 2015 in werking zijn getreden hebben het ontslagrecht flink omgegooid. Bij ontslag is er geen keuze meer voor het UWV of de kantonrechter: voor elke ontslaggrond is er één vooraf vastgestelde weg.

In het kort: voor ontslag om bedrijfseconomische redenen zult u zich als werkgever tot het UWV moeten wenden, net als voor ontslag van langdurig zieke werknemers. Alle andere vormen van ontslag lopen via de kantonrechter. Indien een werknemer niet goed functioneert of indien er een vertrouwensbreuk is ontstaan, moet u zich als werkgever dus óók tot de kantonrechter wenden.

Daar gelden dan strikte regels voor: als werkgever moet u aantonen dat er sprake is van disfunctioneren, dat de medewerker daar op tijd op is gewezen en dat hij voldoende de mogelijkheid heeft gekregen om dat disfunctioneren te verbeteren. Tevens mag het disfunctioneren niet het geval zijn van onvoldoende scholing of van slechte arbeidsomstandigheden.

Verder is de mogelijkheid voor de kantonrechter om grote ontslagvergoedingen toe te wijzen gewijzigd. Werknemers krijgen vrijwel standaard een transitievergoeding (als ze tenminste voldoen aan de voorwaarden) maar daar blijft het ook bij.

Wat zijn de verschillen?

De verschillen zijn duidelijk. Vroeger zou de kantonrechter vrijwel elk verzoek toewijzen, eventueel met toewijzing van een flinke ontslagvergoeding.

Tegenwoordig zal de kantonrechter nog maar zeer sporadisch ontslagvergoedingen (naast de transitievergoeding) opleggen. Die kunnen dus ook niet meer als ‘smeermiddel’ worden gebruikt.

Het gevolg daarvan is, dat de kantonrechter een verzoekschrift veel strenger zal bekijken. Kun je als werkgever niet keihard aantonen dat er sprake is van disfunctioneren en dat de medewerker, hoewel hij tijdig in kennis is gesteld, zichzelf niet verbetert, dan loop je het risico dat het ontslag geweigerd wordt. De werknemer blijft dan dus gewoon in dienst.

Dat is natuurlijk erg vervelend, want op dat moment zal de motivatie van de medewerker tot een dieptepunt gedaald zijn en zal de relatie flink bekoeld zijn. Of er dan nog een zinvolle samenwerking kan ontstaan is maar zeer de vraag. Er is een soort van patstelling ontstaan, die enkel nog maar kan worden opgelost door goed onderling overleg (en waarschijnlijk een flinke zak geld indien de werknemer in onderling overleg toch uit dienst wil treden).

Tips

Uit het bovenstaande volgen een aantal tips die u als werkgever het leven gemakkelijker en goedkoper kunnen maken:

  1. Laat werknemers op tijd weten dat er sprake is van disfunctioneren en geef ze de mogelijkheid om te verbeteren gedurende een periode. Leg alles vast in het personeelsdossier en laat de medewerker alles ondertekenen.
  2. Houd regelmatig functioneringsgesprekken, zeker met medewerkers die een ‘verbeterplan’ hebben. Wederom: leg alles vast in het personeelsdossier en laat de medewerker ook ondertekenen.
  3. Zorg voor voldoende scholing en voor goede arbeidsomstandigheden voor de werknemers. Leg ook scholing vast in het personeelsdossier, net als klachten van medewerkers over arbeidsomstandigheden en hoe deze klachten zijn behandeld. Doe je dat niet en disfunctioneert een medewerker om een van deze redenen, dan kan hij niet worden ontslagen.
  4. Disfunctioneert een medewerker en wil je van hem af terwijl je het personeelsdossier niet op orde hebt? Dan zijn de beëindigingsovereenkomst of instemming met de opzegging van de arbeidsovereenkomst de enige opties. Heeft de werknemer een goede jurist, dan gaat het ontslag veel geld kosten. Het is daarom verstandig om het hier niet op aan te laten komen.

Zou u nu ondanks deze tips toch in de problemen komen, dan kunt u altijd met ons contact opnemen. Wij onderzoeken de verschillende oplossingen en kiezen in samenspraak met u een strategie. Op basis daarvan wordt dan de best mogelijke uitkomst in de situatie gerealiseerd.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels
ondernemingsrecht, arbeidsrecht, contractenrecht


DISCLAIMER: De informatie op deze website is enkel bestemd voor algemene informatiedoeleinden. Hoewel de versterkte informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid door onze juristen is samengesteld kunnen wij, o.a. vanwege de gecompliceerde en veranderlijke aard van wet- en regelgeving, niet garanderen dat deze informatie compleet, actueel, juist en/of accuraat is op het moment van raadpleging en dat deze toepasbaar is in een specifieke situatie. Wij raden u dan ook aan contact op te nemen met een jurist voordat u handelt of beslist. Wet & Recht, de maker en/of aan deze website gelieerde personen sluiten elke aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie op deze site uit en kunnen niet aansprakelijk worden gesteld hiervoor. Zie ook onze uitgebreide disclaimer.