Facturen die niet betaald worden zijn een doorn in het oog van vrijwel elke ondernemer. Vervelender wordt het, wanneer je enige tijd hebt gewacht en het niet meer mogelijk blijkt te zijn om betaling af te dwingen. Dat kan namelijk gebeuren door verjaring van de factuur.
Dit artikel gaat over verjaring. We bekijken na hoeveel tijd een factuur verjaart en hoe je dat voorkomt.
De term ‘verjaring van een factuur’ is eigenlijk niet helemaal accuraat. Het betreft namelijk de verjaring van de vordering tot nakoming die uit de factuur volgt. Nadat de verjaringtermijn is afgelopen, is het niet meer mogelijk om betaling van de factuur bij de rechter af te dwingen.
De verjaringstermijn is afhankelijk van hetgeen waarvoor de factuur is verzonden:
De verjaringstermijn start nadat de vordering opeisbaar is geworden. De vordering is opeisbaar zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken. Een factuur aan een zakelijke klant die is verzonden op 1 februari 2016 met een betalingstermijn van veertien dagen na factuurdatum, verjaart op 16 februari 2021.
Het is verstandig om deze termijnen goed bij te houden. De meeste boekhoudprogramma’s waarschuwen niet automatisch wanneer een factuur bijna verjaard is, dus het bijhouden van een aparte administratie met facturen die nog niet geïnd zijn en al langere tijd liggen, is ten zeerste aan te raden.
Het kan zo zijn, dat deze verjaringstermijn te kort is. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin je weet dat de klant geen geld heeft, of waarin je hebt afgesproken met de klant om de inning van de factuur nog uit te stellen. In dat geval kun je een ‘reset’ van de verjaringstermijn uitvoeren, juridisch ‘stuiting van verjaring’ genoemd.
De verjaring stuiten doe je door de klant schriftelijk op ondubbelzinnige wijze te berichten dat je je het recht op het vorderen van nakoming voorbehoudt. Dat kan bijvoorbeeld door de zinsnede ‘Ik behoud mij het recht op het vorderen van de betaling voor. Alle verjaringstermijnen worden hierdoor derhalve expliciet gestuit.’
Het is verstandig om deze ‘reset’ van de verjaringstermijn per aangetekende post te doen. Immers: zou je dat niet doen, dan kun je achteraf niet meer bewijzen dat je de verjaring hebt gestuit.
Let op: je kunt de verjaring enkel stuiten indien je dat vóór het einde van de verjaringstermijn doet. Is de vordering al verjaard, dan is het niet meer mogelijk om nog tot stuiting over te gaan.
Naast de ‘gewone’ verjaring, bestaat ook nog een speciaal soort verjaring, genaamd rechtsverwerking. Rechtsverwerking heeft hetzelfde effect als verjaring: het vorderen van betaling van de factuur is niet meer mogelijk als er sprake is van rechtsverwerking.
Een verschil met verjaring is, dat er voor rechtsverwerking geen vaste termijnen bestaan. Op een gegeven moment is er gewoon sprake van rechtsverwerking door de omstandigheden van het geval. Dat kan dus al ver voor het aflopen van de verjaringstermijn het geval zijn.
Als je klant of leverancier een beroep doet op rechtsverwerking, wordt dat beroep overigens niet erg snel toegewezen. Er moet sprake zijn van bijzondere omstandigheden, zoals opgewekt vertrouwen bij de klant dat je de factuur niet meer zult innen, of een onredelijke benadeling van de klant als je de factuur wel nog int. Ondanks de restrictieve manier waarop hiermee om wordt gegaan, is ook rechtsverwerking iets om rekening mee te houden.
Zoals bij elk juridisch onderwerp, kunnen ook conflicten ontstaan die te maken hebben met verjaring. Meestal gaat het dan om de vraag of een bepaalde factuur verjaard is of niet, of om de vraag of de stuiting (‘reset’) van de verjaringstermijn wel correct is gedaan.
Conflicten voorkomen kan onder meer door de verjaringstermijnen goed in de gaten te houden en de verjaring op een juridisch correcte en bewijsbare manier te stuiten. Is er toch een conflict ontstaan en is het belang groot genoeg? Dan is het verstandig om een jurist in te schakelen. Indien je op tijd bent, zijn er vaak nog mogelijkheden om het tij te keren.
