Payrolling: niet zonder risico’s!

Het is veel werkgevers een doorn in het oog: doorbetaling bij ziekte, re-integratieverplichtingen, moeten doorbetalen als er geen werk is, et cetera et cetera. Daarom wordt er meer en meer gekozen voor payrolling. Toch is dat niet zonder risico’s.

In dit artikel bekijken we wat de risico’s van payrolling zijn en hoe deze het best kunnen worden voorkomen.

Wat is payrollen?

De term ‘payrolling’ komt niet in de wet voor. Juridisch gezien is payrolling een soort uitzenden op basis van een uitzendovereenkomst. Dat wil zeggen dat medewerkers niet bij jou als ondernemer in loondienst zijn, maar dat ze bij het payrollbedrijf in loondienst zijn. Het payrollbedrijf zet ze daarna bij jou in.

Het verschil tussen payrollen en uitzenden zit hem voornamelijk in de werving van de werknemers. Bij payrolling werft de ondernemer de werknemers zelf, bij uitzenden worden ze geworven voor het uitzendbureau. Payrolling is daarom vaak goedkoper dan uitzenden.

Payrollen heeft een aantal grote voordelen. Het belangrijkste voordeel (en de reden waarom payrolling zo populair is), is het feit dat het relatief gemakkelijk is om van werknemers af te komen. Als ondernemer kun je werknemers ‘ontslaan’ zodra je dat wil. Ondanks dat dat steeds lastiger wordt naarmate een gepayrollde werknemer langer bij u ingezet wordt, blijft het een stuk gemakkelijker dan wanneer je hem direct in dienst had gehad.

De risico’s van payrolling

Wat payrollondernemingen vaak niet vertellen is, dat met payrollen niet alle risico’s kunnen worden afgedekt. Je bent zeker niet geheel risicoloos bezig.

De risico’s die (onder meer) bestaan:

• Fiscale risico’s. Je bent verantwoordelijk voor onder meer de loonheffingen voor de gepayrollde medewerkers. Betaalt het payrollbedrijf deze niet aan de fiscus, dan kan de fiscus deze bij jou komen halen. Dat geldt óók indien je de loonheffingen al aan het payrollbedrijf hebt betaald. Je loopt dus het risico dat je dubbel moet betalen.
• Minimumloon. Je bent als ondernemer ook verantwoordelijk voor het uitbetalen van minimaal het minimumloon aan de medewerkers. Doet het payrollbedrijf dat niet, dan ben jij hiervoor aansprakelijk. Dat geldt óók voor het minimumvakantiegeld.
• Arbeidsomstandigheden. De werknemers zijn dan wel juridisch gezien in dienst bij het payrollbedrijf, jij als ondernemer bent toch verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden. Concreet houdt dat in, dat je onder meer de arbowetgeving en de arbeidstijdenwet moet naleven.
• Doorprikking payrollconstructie. Ten slotte is het belangrijk dat de payrollconstructie iets voorstelt. Is de constructie enkel en alleen opgetuigd om de arbeidsrechtelijke rechten van de werknemers te omzeilen, dan zal een rechter daar niet mee akkoord gaan. Ook situaties waarin het onduidelijk is voor de werknemer met wie hij een arbeidsovereenkomst heeft, zijn niet toegestaan: de werknemer moet duidelijk en ondubbelzinnig instemmen met deze constructie.

Tips

Maak je als ondernemer gebruik van payrolling? Dan is het verstandig om een aantal voorzorgsmaatregelen te treffen:

• Certificering met SNA-Keurmerk. De Stichting Normering Arbeid geeft keurmerken aan payrollbedrijven uit. Met een dergelijk keurmerk ben jij als ondernemer gevrijwaard van aansprakelijkheid voor het niet betalen van loonheffingen en minimumloon. Op hun website kun je gratis het register met gecertificeerde payrollbedrijven doorzoeken.
• G-rekening. Is het door jou ingeschakelde payrollbedrijf niet gecertificeerd? Stort het bedrag aan loonheffingen enkel op een zogenaamde ‘G-rekening’ van het payrollbedrijf. Vanaf die rekening kan het payrollbedrijf enkel overboekingen doen naar de Belastingdienst: jouw geld kan op die manier niet worden gespendeerd aan andere zaken, waardoor je alsnog zelf door de fiscus aangesproken kunt worden. Heeft het bedrijf geen G-rekening? Dan vraag of ze er een openen bij hun bank.
• Bewijs van betaling. Indien het payrollbedrijf niet gecertificeerd is, is het tevens verstandig om te vragen om je maandelijks een bewijs te verzenden waaruit blijkt dat de medewerkers zijn betaald. Op die manier loop je maximaal één maand risico.
• Arbo-wetgeving. Leef de arbo-wetgeving en de arbeidstijdenwet na, ook voor gepayrollde medewerkers.
• Instemming werknemers. Maak medewerkers duidelijk dat ze in dienst treden bij een payrollbedrijf. Leg expliciete instemming van de medewerker vast en laat daarvoor tekenen, of vraag het payrollbedrijf naar de overeenkomst met de medewerker en bekijk of die duidelijk genoeg is.
• Extra activiteiten bedrijf. Om doorprikking van de payrollconstructie te voorkomen is het van belang dat het payrollbedrijf niet alleen maar juridisch werkgever is. Dat geeft een rechter immers het idee dat deze constructie enkel is opgezet om wettelijke rechten van werknemers af te nemen. Het payrollbedrijf zal meer moeten doen: denk aan werkzaamheden bij ziekte, re-integratie, outplacement, opleiding et cetera. Bespreek met het payrollbedrijf hoe zij hiermee omgaan.

Toch in de problemen gekomen door bijvoorbeeld medewerkers die je aansprakelijk stellen? In dat geval staan we je graag terzijde.

Auteur

mr. B.G.N. (Bart) Gubbels